Документы для белой доставки из Китая: что запросить у поставщика

Если вы ввозите под свой контракт

Вы выступаете импортёром, а Адаптив Логистик организует согласованные услуги: перевозку, складскую обработку и таможенное оформление. До начала работы распределяем задачи по документам — кто готовит файл, кто проверяет сведения и к какой дате они нужны.

Для начала подготовьте внешнеторговый контракт с приложениями, сведения об участниках сделки и описание партии. Назначьте у поставщика контакт для уточнений. Полномочия лица, подающего декларацию, также должны быть оформлены под выбранную схему работы.

Инвойс: что именно вы покупаете

Коммерческий инвойс связывает поставщика, покупателя, товар и сумму сделки. Проверьте наименования сторон, дату и номер, перечень позиций, модели или артикулы, количество, единицы измерения, цены и валюту. Условия поставки должны согласовываться с договором.

Описание «товары для дома» или «запчасти» не позволяет разобраться в составе партии. Попросите поставщика разделить ассортимент на понятные позиции: например, указать вид изделия, материал, модель и назначение. Подробную техническую информацию можно вынести в отдельную спецификацию.

Пакинг-лист: как упакована партия

Упаковочный лист, или packing list, описывает грузовые места. Он нужен, чтобы сопоставить документы с коробками или палетами и рассчитать перевозку. Обычно в нём указывают число мест, состав каждого места, массу нетто и брутто, габариты и маркировку упаковки.

Пример проверки: в инвойсе 500 одинаковых изделий, а по упаковочному листу — 10 коробок по 50 штук. Количество сходится. Дальше проверяют массу, размеры и соответствие маркировки. Если после доупаковки появились палеты или обрешётка, транспортные параметры нужно обновить.

Что ещё может входить в комплект

• Договор и спецификации — подтверждают условия сделки и состав партии.
• Транспортные документы — зависят от способа перевозки.
• Технические сведения — помогают идентифицировать товар и обосновать классификацию.
• Документы по стоимости и оплате — подтверждают заявленные сведения по сделке.
• Документы о соблюдении ограничений и происхождении — в случаях, применимых к конкретному товару.

Категории документов, подтверждающих сведения в таможенной декларации, перечислены в статье 108 ТК ЕАЭС. Комплект определяется по вашей поставке; сертификат, декларация о соответствии или иной разрешительный документ не требуются одновременно для любого товара. ТК ЕАЭС, статья 108: документы для декларирования.

Три разных документа, которые часто путают

Отдельно существует декларация о соответствии продукции. Она относится к подтверждению требований к товару и не заменяет таможенную декларацию.

Что готовят при перевозке и оформлении

Транспортный документ выбирают по способу перевозки: авианакладная AWB, коносамент B/L или другой применимый морской документ, автомобильная накладная CMR, железнодорожная накладная. Не нужно собирать все виды сразу. При маршруте с несколькими видами транспорта комплект согласуют по его участкам.

Экспортное оформление в Китае и импортное оформление в России — разные этапы. Уточните, кто отвечает за китайскую экспортную декларацию и какие сведения или копии сможет предоставить. Российскую ДТ готовит декларант либо таможенный представитель при оформлении ввоза; поставщик не должен присылать её вместо инвойса для первого расчёта.

В папке поставки удобно разделить файлы на три группы: «Сделка и товар», «Перевозка», «Таможенное оформление». Так проще отслеживать готовность документов и передавать бухгалтеру комплект после получения груза.

Документы, которые нужны по условиям поставки

• Подтверждение соответствия и разрешения. Проверяем, применяются ли к вашему товару сертификация, декларирование соответствия или специальные требования.
• Маркировка. Если товар подлежит обязательной маркировке, отдельно согласуем данные, нанесение кодов и подтверждение выполненных операций.
• Страхование. Полис или иной документ по страхованию включается в комплект, когда страхование оформлено. Он не является универсальным документом для растаможки любой партии.
• Особые свойства груза. Для химической продукции может понадобиться паспорт безопасности SDS, также встречается обозначение MSDS. Для батарей и других специальных грузов перечень документов зависит от изделия и вида транспорта.

Например, при авиаперевозке батарей отдельно проверяют классификацию, упаковку, маркировку и документы. Один файл с названием MSDS не подтверждает выполнение всех требований перевозки. IATA: перевозка батарей воздушным транспортом.

Что проверить перед отправкой

Сопоставьте наименования и модели в инвойсе, спецификации и документах на продукцию. Проверьте количество и единицы измерения: штуки, комплекты и коробки нельзя считать взаимозаменяемыми без расшифровки. Убедитесь, что сумма по строкам совпадает с итогом.

Для нескольких поставщиков заведите отдельные папки с одной системой названий: поставщик, номер заказа, дата версии. Это простое действие помогает не отправить на оформление старый инвойс после изменения состава закупки.

Какие документы получит заказчик

При покупке товара в России у нашего импортёра передаём документы по внутренней продаже; их состав согласуем до начала работы. При ввозе под ваш контракт документы относятся к вашей импортной сделке. Эти комплекты различаются, даже когда физически груз едет одним маршрутом.

Покажите согласованный перечень бухгалтеру заранее. Для налогового учёта важны не только названия файлов, но и стороны сделки, реквизиты и отражённые операции. Подробнее — в статье о вычете НДС при импорте.

Если документов пока нет

Для первого обращения пришлите ссылку на товар, количество и город доставки. Если поставщик уже найден, приложите его предложение. Мы уточним, что нужно запросить для расчёта. Начать обсуждение можно до получения полного комплекта, но готовность к отгрузке определяется после проверки необходимых сведений.